高效率技巧 009 -- Be nice to yourself

在我们已经发布的时间管理访谈中,不少嘉宾都强调不要过分追求效率,否则有可能造成焦虑,反而降低效率。比如当我们在列了十个代办事项,如果我们一味地追求在一天内全部完成,会给我们带来极大的压力,适得其反。在我们的亲身实践中,这样的例子比比皆是。那么怎么应对这样的问题呢?

1. 拆解目标

第一种可采取的措施事拆解目标。很多时候,我们难以完成一个目标,或者难以启动一个代办事项,是因为我们设定的目标太大,从而给我们带来极大的压力。比如,我希望在一个小时内完成这篇文章,包括十个要点,在我提笔之前,我会觉得这是一个非常有挑战的任务。但是当我换一个角度来考虑这个问题,似乎轻松了很多:我只要把文章拆解成是个要点,每个要点写一两百字,最后就可以拼成一篇完成的文章。这样一来,我提笔的时候,只要关注每个小节即可,而不是整一篇文章。

类似的 divide and conquer 也可以在处理其他事务上使用,比如跑马的时候,我们不需要关注那四十二公里的总里程,只要关注每一个电线杆,那么压力会小得多。

2. 降低预期

同样是写一篇文章,如果十个要点太多,我能不能少写一点?比如八个?能详尽地解释这八个要点,我已经很满足了,至于剩下的两个,能写则写。很多时候,我们在设置目标时,对于自己有非常高的预期,所以我们自己把门槛提高了。如果,我们在设定目标的时候,把这个预期降低,可能更容易完成这个目标。

类似的思想在很多方法论中都有所体现,比如著名的 OKR 考核里,就有 buffer。如果你完成了必选项就可以拿到足够的分数,如果能完成 buffer 里的事项,那么你可以获得更多的 bonus 分。所以我们也可以这么想,先写八个要点,这是我们必须要完成的,至于剩下的两个,能完成就是锦上添花,不能完成也无所谓。这样一来,我们的压力也会减轻不少。

3. allow for garbage

上面的预期是数量上的预期,同时我们也可以降低质量上的预期。Allow for garbage 在前文已有解释,我们就不再展开了。不过我们可以再举个例子,很少有程序员不用 debug 就能写出漂亮的代码,几乎所有的代码都是一点点修改出来的。所以最初接到需求文档的时候,程序员的期望是先写出一个可以工作的雏形,不用追求极致的效率,不用追求极致的代码质量,只要能跑起来就行(good enough)。等到能跑起来之后,可以再来提升效率和代码质量。如果从一开始就追求极致的效率和质量,恐怕没有多少项目能完成了。这就是所谓的 premature optimization is the root of all evil(过早的优化是万恶之源)。

所以在完成目标的时候,我们可以先追求完成,再追求质量和效果。比如,写这篇文章的时候,我力求先完成八个要点,在草稿的基础上再修改。

4. 不断复盘并优化

既然在实现目标的初期,我们不需要过于追求质量和效果,那么我们需要在合适的时候复盘并优化,这样才能形成一个完整的循环。上面程序的开发就是这样经典的例子:一段代码写完之后,程序员需要提交,然后由其他程序员审核(code review),只有审核通过之后,才能由更后面的 QA 做测试,否则需要回去修改。同样地,如果在 QA 的测试不通过,也需要修改。正是有这样完整的工作刘,才能保证程序开发能够高效运行,bug 越来越少。

类似的方式也可以运用在其他方面,比如我们写完论文之后,可以请导师或者熟识的朋友读一读,看看有没有纰漏,及时修正,这样可以降低被拒稿的风险。总之,构建这样一套完成的流程,可能比实现目标更重要。

5. 允许中断

知名生产力博主 Matt 曾经介绍过一个两天法则(two-day rule),即当你觉得坚持不下去的时候,可以允许自己中断,但不能连续中断两天。比如我们刚开始跑步的时候,第一次跑完小腿会非常酸痛,以至于第二天都不一定能走楼梯。想要坚持下去,自然非常困难。如果我们允许自己调整一天,第三天再继续,这样以来,我们的罪恶感会降低很多,也就更容易坚持下去。Atomics Habits 的作者 James Clear 也介绍过类似的方式:比如我们的目标是每天做一百个俯卧撑,但是有一天我们觉得坚持不下去了,我们可以只做两个俯卧撑,然后第二天再继续做一百个俯卧撑。

简单说来,我们不需要太在意短期的得失,但是要关注长期的坚持。如果适当的取舍可以保证更长期的坚持,那么我们宁可让自己轻松一点。

6. everyone is an idiot

我们经常会拿自己和别人比较,比如当我们看到某一个优秀的人的时候,我们总是期望自己变成那样的人。这样的目标设定本身没什么问题,但是我们和他们的之间的差距可能很大,所以这样的对比反而会让我们忽视自己所处的位置,从而给自己造成很大压力。比如我们在看 Ali 的生产力视频时,很羡慕他有如此高的生产力,也希望自己变成那样的人。可是他自己也坦言,每个人都有拖延症。即使想他这样的生产力博主,也不是每时每刻都有极高的生产力,所以我们不必苛求自己。

The Biggest Bluff 一书中,作者 Maria Konnikova 也有类似的描述,当她第一次走进扑克赛的时候,她非常紧张,后来一想,谁不都是从初学者开始的?谁不都是输了一大把之后才慢慢赢牌的?这样一想,她就镇定下来了。

所以我们不需要太在意别人的高度,只要关注自己即可。设定目标的时候当然可以借鉴别人的高度,但别忘了,谁不都是从零开始的?所以在实现目标的时候,我们只要稳扎稳打即可,不必追求一蹴而就。

Recap

追求高效率本身没有问题,但是我们千万不要因为此事给自己造成太大的压力,从而影响身心健康。希望以上几个办法能够帮助我们更好地平衡高效和健康之间的关系。

高效率技巧 008 -- 谁都会拖延,我们如何开始一个任务?

前阵子看 Ali 的视频还惊讶的。作为知名生产力博主的他坦言自己也会拖延。为了应对拖延,他介绍了三种方式,其中一个叫做“五分钟法则”:很多拖延的状况是因为我们觉得某件事情难以启动;可是一启动之后,我们会发现这件事好像也没那么难,所以就会持续做下去。假如我们再碰到这种觉得难以启动的状况,我们可以暗示自己只做五分钟试试。这样一来,做这样的事好像也就没那么困难了。

身边有不少朋友都在践行这一方式,比如我们的一位访谈嘉宾就提到:

我为了坚持跑步,每天下午都会在五点换上跑鞋。我给自己定下的目标就是,哪怕不出门跑步,也要换上跑鞋在家里走几圈。所以有时候不想跑步,但是换上跑鞋之后,我也就出门跑步了。

所以我们不妨把这个五分钟法则概括为一个低阶启动法则:当我们觉得某件事难以启动的时候,我们可以暗示自己只做五分钟,或者只做其中的第一步。只要坚持五分钟或者完成第一步就算胜利,如果继续做下去就算是额外的胜利。这样一来,或许不少拖延的状况就迎刃而解。这一法则的核心有两点:一是降低预期,二是降低启动难度。

两个例子

允许产生垃圾

很多时候难以启动,可能是因为我们对自己的要求过高,比如小时候要写周记,经常卡壳,不知道写什么好。这是因为,我们对自己的期望过高,最好能一蹴而就 ,一下子就能写出一篇像样的周记。包括后来写学术论文也是如此,每天都希望能写出几千字,然而现实却是每天都像挤牙膏。

如果我们换一种策略,每天只要写一定数量的片段,哪怕就是垃圾也好,后面可以继续修改。这样一来,我们对自己的期望降低了,可实现性也就大大增强了。

类似的思想也在著名的 Zettelkasten 笔记法里体现。这一方法是由 Conrad Gessner 发明的。在索引卡片上我们可以记录点点滴滴,然后进一步升华成永久笔记,最终这一张张索引卡片上的笔记就可以被整理到需要写作的文章里。按照这个方式写文章的话,我们在写作的时候并不是从一张白纸开始的,而是变成从一叠索引卡片上加工而成的。也就是说,我们可以每天制造一些垃圾,然后在这个基础上慢慢淘出金子来。比如这篇文章就写了好多天,每天写一点片段,最后拼装而成。是不是金子,我不太清楚,但至少这种方式减轻了我的很多心理负担。

打车去健身房

之前听过一个故事,一个人为了让自己一早坚持去健身房,每天都会在纽约斥巨资打车。虽然花费不菲,但在她看来非常值得。假设她一早醒来,洗漱完毕,再挤地铁去健身房,想想就听折腾的。对她而言,叫车的那一刹那,她就已经进入健身房了。至于是不是要买地铁票,是不是要换乘,这些问题统统都避免了。她之所以能坚持下来并不是因为有钱在纽约打车,而是因为打车这一行为把启动的难度大大降低,减少了实施的阻力,所以让她能够坚持下来。

好处

这一启动法则有以下这些好处:

利于启动

今年元旦那天,我开始坚持用 iOS 上的 Apple book app 读书。前几年也在用这个 app 读书,基本一年读 20本左右。我今年定下的目标是30本,而且借助 app 内的打卡功能,我希望自己每天至少读30分钟,能坚持多久就坚持多久。一开始非常顺利,我每天都能保证这个阅读量,所以到五月底的时候,就差不多读了比去年一整年更多的书。

谁料想,六月的某一天,我压根忘记读书这件事,坚持了 162 天的打卡记录就戛然而止。我还因为这事有点不开心,毕竟坚持了快半年,一部留神就断了。于是,我想重启这一计划,力争到今年年底破掉这个 162 天的记录。然后,效果很不好,一方面对断掉还心存沮丧,一方面想到要再坚持那么久才能破纪录,就感到很遥远。重启了好久次都失败。

有一天,我突然想,其实我已经习惯每天阅读这件事,读几分钟无所谓,只要保证每天都读就行。所以我把 app 内的每天30分钟的目标调整为5分钟。只要我读了五分钟,我就成功打卡了。效果呢?我成功重启了这一打卡计划,已经坚持了33天。也就是说,我利用这个启动法则调整了自己的心态,将心理预期降低,从而重启成功。

减轻负担

有时候,我们设立的目标可能是有偏差的,但这一目标又是很必要的,所以我们不妨降低这一目标的门槛,从而减轻我们的负担。

举个例子,我很享受抱石,一周可能会去三四次。一来它的运动强度很大,随随便便就能消耗一千打卡;二来它能帮助我放空,抱石的时候我非常专注,能放下一切事物。所以这两点是我坚持抱石最大的动力,而坚持抱石其实是我的核心目标。

上个月初,我开始追踪每次攀岩的情况,所以会记录每次攀岩时长和新完成线路的数量。这时候,我的目标发生了偏移,我开始追求每次新完成线路的数量。希望每次都能完成更多的数量,否则我就没那么开心。坚持了一段时间之后,我发现这一目标本末倒置。因为抱石这件事需要循序渐进,我现在的能力可以完成绝大部分的 V3 线路,一部分 V4 线路,短时间内,我无法很快提升自己的能力。所以追求新完成线路的数量反而会影响我的心情:多的时候我很开心,少的时候我就没那么开心。

然而,不管每次完成多少线路,我的核心目标并不会被影响。因此,我开始降低自己的预期,每次抱石只要完成一条线路就算完成了打卡目标,更多的数量只会让我更开心。

建立身份

Atomic Habits 一书中,作者 James Clear 强调,身份的树立和习惯的建立两者相辅相成,一方面身份的树立会让我们用新的身份来要求自己,从而建立一些新习惯;另一方面,这些新习惯的建立又会强化这一新身份。所以两者相互促进,具体可以看前文。

James 在一个访谈中介绍了两个俯卧撑的故事。他说,如果你本来的目标是每天做两百个俯卧撑,但是可能有几天你因为种种原因,做不了做两百个,那就只做两个。这两个俯卧撑看似无关紧要,毕竟你的胸肌不会因为这两个俯卧撑产生多大的变化。然而,这两个俯卧撑确实非常重要,因为它们可以帮助你巩固这一习惯,从而帮助强化自己坚持运动的身份。所以这一启动法则对于身份的建立也是有极大的帮助。

Recap

当我们觉得一件事难以启动的时候,我们可以尝试使用这一低阶启动法则,要么降低自己的预期,要么降低实施难度。这样一来,这件看似困难的事就更容易实现。我们也因此可以获得满足,慢慢建立一个成功者的身份。

高效率技巧 007 -- 要变得高效,先重建自我认知

前几天听到了 Rich Roll 访谈畅销书作者 James Clear 的 podcast。James Clear 所著的 Atomic Habits 倡导在 cue - craving - response - reward 的基础上,建立一些比较小的元习惯,将这些元习惯累加起来,最终达到优化的目标。

James 在书和访谈中都花了很长时间介绍自我认知 (identity) 对于习惯建立的重要性。在 James 看来,自我认知和习惯两者相辅相成,缺一不可:

Your habits shape your identity, and your identity shapes your habits. It’s a two-way street.

一个简单的例子是戒烟。如果你问一个戒烟者抽不抽烟,对方的回答可能有两种:

  1. 我正在戒烟,所以我不抽烟。
  2. 我是一个不抽烟的人,所以我不抽烟。

两种表述看似相似,但背后的自我认知完全不同:前面的自我定位还是一个抽烟者,所以戒烟只是一个行为;后面的自我定位是一个非抽烟者:他对自己的认知已经完全改变,他更有可能以一个非吸烟者的标准要求自己,所以不抽烟是对这一身份的认同。

自我认知的改变,意味着一个人会用新的定位来要求自己,来约束自己。在这样的前提下,新习惯的建立也就更加容易。对于第一个人而言,他的定位还是抽烟者,所以戒烟是他正在尝试的,而且可能非常有挑战的一个任务;对于第二个人而言,他的自我认知并非一个吸烟者,所以他就不应该/不需要吸烟。两者的思维方式不一样,所以诉诸于行动的效果也就完全不一样。

积极的自我认知 VS 消极的自我认识

当我们建立了一个积极的自我认识,我们可以通过习惯不断强化这一认知;反过来,当我们有一个消极的自我认识,我们需要尽可能改变这一消极认知,从而避免它的消极影响。

不少拖延症的同学都想变得更有效率,可能总是暗示自己,我太拖延了,我的效率太低了。这种暗示的基础是建立在拖延症患者这一自我认知之上的,所以要做出改变还蛮有挑战的。如果我们改变这一自我认知,可能就完全不一样了。假设我们把自己定位为一个需要进一步提高效率的人,那么这样就暗示自己已经有一定的效率,只不过需要进一步提高。我们可以深入挖掘一下,哪些方面我们是比较有效率的,我们能不能把这些方面拓展到其他方面?慢慢建立一些元习惯,从而最终全面提高效率。

自我认知的转化

建立积极自我认知的另一种途径,是将某一方面的积极自我认知拓展或者转化到其他方面,从而建立新的习惯。反过来,这些新习惯,进一步加强这一自我认知。

举个例子,我很早就是 Inbox Zero 的践行者,就是每天都争取把邮箱收件箱的内容消化掉,保证 Inbox 的未读邮件为零。我把这一方法推广到我的待办事项里,每天保证当天的待办事项为零:能做的尽量做,做不完的要么取消,要么重新安排到后面。这样,我的效率有了很明显的提升,而且这也强化了我的 Inbox Zero 的自我认知。

寻觅有类似自我认知的人

最后一种策略就是寻找拥有类似自我认知的人,并成为他们中的一员。比如在 The Motivation Myth 一书中,作者找了一个专业自行车运动员当自己的教练。教练是以一个运动员的标准来要求作者,而不是以一个普通学员的例子来要求作者。

Having a pro also means your pro is a (freaking) pro.

这样一来,作者的进步突飞猛进,所以他强烈建议去寻找专业人士的帮助,并努力成为他们中的一员。

Do what the pros do: Find a person who challenges you. Find a person who lays out a process so seemingly daunting, so seemingly insurmountable, a course wherein the there seems insurmountable but so does the here . . . and who helps you achieve something you never dreamed you could.

我自己也有类似的感悟。比如我玩攀岩的时候,如果和一些水平比我高很多人玩,我就能完成不少难度高于我一般能完成的线路;但是和水平相近的朋友玩,可能只能完成一般难度的线路。特别是和一些愿意指点的高手玩的时候,他们会给出一些建议,这些建议往往是自己平常忽略的,所以帮助非常大。

Your pro can get you to where you want to go because he won’t coddle you or tell you what you want to hear; he’ll tell you what you need to hear and need to do.

类似的观点在 Atomic Habits 一书中也有所体现:

The shared identity begins to reinforce your personal identity.

Recap

要想变得高效,首先就要把自己定位为一个高效的人,然后一步步优化自己的习惯,慢慢地就变得高效了·。可能这是提高效率最有用的办法。正如 James Clear 在书中所说:

Outcomes are about what you get. Processes are about what you do. Identity is about what you believe.

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