时间管理访谈 025 -- 分身有术的闭门造车魔法少女


我是 Miki(豆瓣Telegram),是一位魔法少女全职软件工程师。在这个消费主义至上的时代,我时常感觉个人越来越多地被身边的各种话术所裹挟,所以开了一档关于创作者的播客闭门造车,希望能够鼓励大家不要一直做消费者,而是主动创作自己喜欢的东西,从中体验到生产者的快乐。

  • 你的时间管理工作流适用于什么场景?

在说时间管理之前,我觉得应该先明确一下时间管理的目的。对于我来说就是在工作、生活、播客这三件事上,有死限的争取在死限之前做完,没有死限但是想要做的任务能够逐渐推进。最重要的,让自己在做这些事情的过程中,做得尽量开心,或者减少痛苦。我其实很早就意识到,心态这件事对我很重要,因为我是玻璃心有积极的心态才能让我长期保持一种愿意去输出的状态。否则即使短期内能够焦虑地完成很多项、很大项的任务,接下来的 burnout 状态不仅会影响输出,还会让自己陷入自我怀疑和自我鞭挞的负面情绪之中。所以虽然叫做时间管理,对于我来说其实是任务执行中的情绪管理。能够在呵护自己的同时做成些事情,哪怕做成事情的频率比较稀薄,对我来说都挺足够了。

  • 请简单介绍一下你的时间管理工作流?

我把自己的任务分为这三类。第一类是短时间就能完成的必做任务,比如查看核对信用卡账单、网购想要的东西、写一篇博客。第二类是长期的必做任务,比如某项工作、看一本不太容易啃的书。最后是有兴趣的事情,比如做播客。对于我来说这三件事的管理需要逐渐减少,所以方法也不一样。

短时必做任务:虽然花费时间短而且任务都很轻松,但是这类任务是我最难去动手完成的。原因当然是懒。拖延的原因有很多,比如在动机上这些事情一般没有死限,一时间不做也没什么糟糕后果,而在执行上因为 context switch 造成的精神负担却比较重,偶尔事情出差错时候更是糟心。我最终的解决办法是建立一个大表格,事项、是否完成、想什么时候干,想到要做事项的时候就填进去。每天安排一下今天可以K掉哪一两个,其他的按重点按心情前后调整一下顺序,然后做起来。完成的项目也不要立刻删除,留个一两个月,回头看一下用成就感鼓励一下自己——今天也做了一天负责任的大人,好棒棒啊。

长期必做任务:关键是安排时间给它们。我的习惯是每天,或者至少周一至五每天都去做,这样便于形成习惯。每个月在月底或者月初的时候,确定一下自己的长期必做任务有哪些(对我来说一两项就足够了),然后把每天什么时候做安排到自己的日常中去,这些时间不再安排别的事情。到了时间就说服自己去做就好了。

有兴趣的事情:这是最容易的,因为有兴趣所以不需要结构化安排,用一个 todo list 把想做的都写个清单就足够,做它们的时间会自己找上门来。

  • 你的时间管理工作流需要哪些工具?

原理就这些很简单,所以对于工具我觉得顺手的怎样都好,也经常会因为尝新或者手边设备更新换代而变化。

短时必做任务:目前放在 Notion 上面,因为 UI 比较漂亮,在手机上也(勉强)可以用;

长期的必做任务:为了仪式感,我放在私人日记里用笔和纸写下来;

有兴趣的事情:刚刚开始尝试 BRNR List,正好结构比较简单,安排和划掉都很容易。

  • 坚持这一工作流多久了?这一工作流的优点是?

这个工作流自从平稳运行起来到现在大概1年。这样基于分类的处理方法,优点是能涵盖生活和工作遇到的方方面面的任务,同时也有保有灵活性,便于随时调整工作流。事实上在过去1年里,根据我自己日常的不同,这个工作流在三件事之中着重会大不一样。

短时必做任务:覆盖了所有的时间,不能分配时间给长期的必做任务和有兴趣的事情的时候,只要对着大表格安排时间就好了。另一个很棒的地方在于,这个工作流对于我的情绪是非常照顾的。像短时必做任务的表格,就多留了一些完成历史满足自己小小的虚荣心。

长期必做任务:每月安排也一样,一个月一次的review可以弱化对每天是否完成的纠结感,而是专注于整个月份的表现。像以一整年为单位的安排也是有的,但是粒度太粗了目前还不适合自己,以后可以继续摸索。

有兴趣的事情:更是自己的掌中宝,有兴趣就去做,没兴趣就不做,把兴趣使然的内容也安排进自己的时间里作为accomplishment,也挺开心的。

  • 目前在时间管理中最大的痛点是?

对我来说很多时候生活的优先事项一直在流动中。过段时间优先度变了,原来的方法可能就不适用。最有效的方法还是mindfulness——在感到对生活失去把握感的时候剥离眼前的事情,思考这种感觉是什么导致的,再对症下药,调整自己的做法。另外一个重点跟时间管理本身无关,但确实解决了很多情绪管理方面的痛点。这一点就是发现和接受一个事实,就是对于身为Miki的这个我,没有哪种方法能够一举帮我把所有的拖延动机都扫除掉。能做的就是顺应自己的天性,把要做的任务变得容易动手和有满足感,说服自己去做罢了。

  • 能否推荐一本时间管理方面的书籍?对你影响最大的那本

Atomic Habits:这一类书都非常浅白,这本更是直接暴力扔个菜谱在读者脸上,说你只要这么这么做就能怎么怎么样。然而内容并不教条,核心的4个建议是从个人动机出发,让人性来给自己的助力。这本书把我很多自己隐约注意到的事情拿到台面上明确说出来,并且鼓励读者加以利用,这样的内容也算是有价值吧。

最后,欢迎到闭门造车播客和 Miki 一起听听创作者的声音。

题图 by Tengyart on Unsplash

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  • 你的时间管理工作流怎样帮助你达成了上面的成就?
  • 你的时间管理工作流适用于什么场景?
  • 你的时间管理工作流需要哪些工具?
  • 请简单介绍一下你的时间管理工作流?
  • 坚持这一工作流多久了?
  • 这一工作流的优点是?
  • 目前在时间管理中最大的痛点是?
  • 理想中的时间管理工作流是?需要什么样的工具?
  • 能否推荐一本时间管理方面的书籍?对你影响最大的那本
  • 能否推荐一个朋友来介绍 ta 的时间管理心得?

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